你的邮箱中,有没有收到过类似的邮件?乍一看,这封邮件好像是专门为你而发的,邮件标题里写着你的名字,内容中写了你的大学、专业等等个性化信息。但仔细一想,你又肯定知道,这种类型的邮件,绝无可能是对方专门为了你而撰写的,肯定是批量群发的。

@珍妮

永利开户463.com 1

大家好,我是珍妮。

邮件中的个性化信息

好久不见,我回来了:)

如果你的岗位是互联网运营,那么你对这样的邮件肯定不陌生。通过邮箱触达用户时,加上这些个性化的内容,显然用户会更愿意点开和了解。一般在大型的互联网公司,这样的邮件往往会有研发的参与,能够帮助你自动批量生成个性化的邮件。不过,如果你只是想自己试试手,其实完全无须研发的介入,通过
Word
也可以做到。而且,通过本文你会发现,除了生成这样的邮件之外,它还有不少应用的场景。

前段时间,珍妮参与了制作某训练营/课程的结营毕业证书。

邮件合并是什么?

谢谢一直陪伴的你,珍妮将制作的毕业证书模板分享了出来(下载方式看文末)

在 Word 中,许多人最陌生的选项卡可能就是「邮件」了。的确,如果不熟悉
Word
的话,切换到这个选项卡,一半多的按钮都是不可点击的状态,唯一能点的几个按钮,点击后又会跳出来一堆不明所以的子选项。

在制作前,我请教了位做新媒体的朋友,TA是这样回复我的:

Word 中的「邮件」选项卡

(如果有更好的方法,请务必留言告诉珍妮(●’◡’●)ノ♥)

但其实,这个功能的本质,用一句话来概括:就是以固定模板来批量生成动态内容。怎么理解这句话呢?回过头去看看文章开头的那封邮件,这个概括有三个核心定义:

我们知道,虽然有了模板、学员的姓名及照片资料,但如果一个一个去设置姓名及照片,制作个人毕业证书都是一个浩大的工程!

固定模板:整封邮件中,没有被高亮的部分其实都是固定的。不变化的部分,既包含了不变的内容,如邮件行文中的通用部分;也包含了不变的格式,如文字颜色、大小、背景图片等。

然而,根据珍妮定律:重复的操作必有批量完成的方法!

动态内容:显然,这封邮件中有三个动态内容,依次为学校、姓名、专业。不同人收到的这封邮件,实际上只有这三个内容是不一样的。

批量制作毕业证书,当然可以通过Word强大功能-「邮件合并」高效解决。

批量:既然在不变之中,只有三处变量,那么 Word
帮助我们实现的,就是批量地将变量填充进去,整个过程完全是自动化的,不需要像手工操作那样来回地复制粘贴,而只需要设置好固定模板,指定好动态内容,一个按钮就搞定了。

但是,这个问题并不简单:

看到这里,你可能发现了,如果按照这个定义来看,这种模板固定、内容动态的,不一定只能是这种邮件。没错,这可能是
Word
中从命名上来看,最容易被人误解的功能了。「邮件合并」并不仅仅只能生成邮件,相反,只要这个文件符合模板固定、内容动态的条件,它都可以用其来生成。例如,像工牌、标签、准考证、工资条、邀请函等等,都符合这个特点。

① 证书模板的头像是圆形,而采集的照片均是正方形。

第一次使用邮件合并:批量生成奖状

由于无法对域代码插入的图片进行形状编辑,合并生成的照片依然会显示正方形。

接下来,我们就一个具体案例,来尝试第一次使用邮件合并,了解它的基础功能。

② 电子毕业证书是图片(JPG格式),而用邮件合并生成的是一个Word文档。

比如说,公司年末评选出了需要表彰的员工,为了给员工更多的荣誉感,现在需要制作一批奖状。假设现在共有超过
50
名员工获奖,如何使用「邮件合并」功能,快速地批量生成所有奖状呢?可以看到,和前面邮件的案例很像,每一张奖状中,在变化的动态内容有:公司分区、员工姓名、工号、所获荣誉这四个变量。

③ 为了便于发放,还需要将每个人的毕业证书单独保存。

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但在工作中,遇到批量重复性的问题,一定先思考有没有工具能够辅助完成。如果不能解决,其实很大程度取决于我们对工具的认知及熟悉度。

奖状示意图

一个工具解决不了的问题,那就两个。

……]

下面,珍妮给大家分享,如何玩转OFFICE三件套并完美实现电子证书图片版。

【1】制作思路

邮件合并

使用邮件合并可以批量创建多个相同模板,并实现含有不同姓名和头像的毕业证书。

带照片的邮件合并

由于生成的文档中包含照片,和普通的邮件合并不一样。需要使用IncludePicture域来正确显示照片。

另外,合并后的文档要另存到照片所在的文件夹,才可以显示图片。

遮罩及图层关系

无法直接修改图片形状,但是可以通过「镂空遮罩」及Word的图层关系让它看起来像圆形。

(没错,不仅PS有图层、PPT有图层、Word也是有图层的)

PPT布尔运算制作遮罩

布尔运算(合并形状)是指通过联合、相交、相减等逻辑运算从而产生新的形状。

通过神奇的布尔运算,可以轻易制作出镂空遮罩。

PDF与图片转换

Word不仅可以保存为文本的文档格式,也可以保存为PDF。

当它是PDF的时候,就可以任意转化了(嘿嘿~)

知道了制作思路及相应工具后,现在一起来操作吧!

【2】准备工作

要进行邮件合并,首先需要创建数据源和主文档。

1.数据源:名单表格+图片

最常用的数据源是Excel表格。

邮件合并的数据源,仅需要包含要可变的内容。而电子证书需要更换的内容只有名字和照片。(如图示)

Tips:

① 第一行必须是该列的标题,每一行记录对应的信息。


照片名必须与名单表格里的名字一一对应。这里使用的JPG格式,不同文件类型,使用不同的后缀名。

永利开户463.com,▌2.制作模版

主文档一定是Word文档。

但由于电子证书内含形状及素材,借助PPT制作会更方便噢~

① 在PPT里制作电子证书模版 (步骤省略)

珍妮将制作的毕业证书版本分享了出来,下载方式看文末噢。

② 通过布尔运算·剪除,制作镂空遮罩


在复制到Word之前,先将纸张大小设置与PPT大小一致,并将页边距分别设置为0(如图示)

④ 保留源格式粘贴到Word里,完成Word模板

【3】创建关联

▌导入数据源

①「邮件」选项卡-选择收件人

② 使用现有列表-选择数据源所在的文件位置

【4】插入合并域

1.插入姓名

① 光标定位在姓名文本框位置

②「邮件」选项卡-插入合并域-姓名(数据源列标题)

③ 由于名字数量不确定,尽可能调整文本框大小至最长

④ 结合预览效果,调整文本框的字体格式及对齐方式

▌2.插入照片

① 光标定位在镂空遮罩处,插入文本框

② 「插入」选项卡-文档部件-域

③ 选择IncludePicture域-文件名任意输入”11″,仅作为占位符作用

④ 选中文本框,Shift+f9切换域代码

⑤ 选中”11″-「邮件」选项卡-插入合并域-照片名(数据源列标题)

⑥ 选中照片域文本框,调整适当大小并置于底层

【5】预览并合并

进行邮件合并的最后一步!

①「邮件」选项卡-预览结果

② 完成并合并-编辑单个文档

③ Word新生成一个合并文档,图片无法正常显示

④ 选择新合成文档,F12另存为到与图片同一个文件夹中

再次打开文档,全部图片完美显示!(完美)

Tips:

如果没有自动更新,全选Ctrl+A-按F9手动刷新所有域。

【6】导出PDF并转化

WORD转图片

① 将合成新生成的文档,按F12另存为为PDF格式

② 登录Smallpdf.com,PDF转化图片

③ 选择转化为单张图片

④ 下载压缩包

实现批量的电子证书图片版!(掌声 啪啪啪~ )

Tips:

免费版Smallpdf,每小时只可以进行2次PDF转化。

【7】最后珍妮说

制作期间,珍妮不断调试7个小时,但完美测试成功的时候,还是爽爆了!(强迫症不能容忍丝毫偏差)

掌握思路和制作方法后,以后再制作电子证书,生成百份都是瞬间的事情!

分享邮件合并的花样玩法,希望有需要的你,可以省下N个7个小时。

好了不说了,珍妮现在要去接单了:)

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